Notice d'information sur l'intelligence artificielle

Votre organisme de formation utilise, dans l'application kova, des assistants fondés sur l'intelligence artificielle (IA). Un assistant est un programme informatique, pas une personne : chaque fois que vous échangez avec lui, un bandeau permanent vous le rappelle.

Une IA peut se tromper et présenter une réponse fausse avec assurance (une date, un montant, une règle). Les contenus qu'elle produit portent la mention « Généré par IA, à vérifier » : vérifiez les informations importantes auprès de votre organisme. L'IA ne produit ni note ni score, ne classe personne et ne décide d'aucune suite à donner à votre situation.

Si votre organisme l'a ouvert pour votre formation, l'assistant de cours répond à vos questions uniquement à partir des documents du programme que votre organisme a rendus visibles aux apprenants. Lorsqu'il ne trouve pas la réponse dans ces documents, il vous le dit : il n'invente pas. Vous pouvez lui demander de reformuler sa réponse de façon plus simple ou avec un exemple concret, à partir des mêmes extraits. Il ne donne aucune note et ne porte aucun jugement sur vous.

Si la réponse ne vous suffit pas, vous pouvez, de votre propre initiative, transmettre votre question à votre formateur. Les formateurs des créneaux de votre session (à défaut, les administrateurs de l'organisme) sont alors prévenus par e-mail, sans que l'e-mail ne reprenne le contenu de votre question. Le formateur ou l'équipe pédagogique vous répond par écrit, dans l'assistant.

Une question que vous transmettez est vue, avec votre nom, par les formateurs de votre session et par l'équipe pédagogique de l'organisme. Le texte de vos autres questions n'est jamais présenté avec votre nom. Votre organisme peut limiter le nombre de questions que vous pouvez poser par jour.

Au-delà d'un volume mensuel élevé d'utilisation de l'IA, un signal d'usage sans contenu peut être envoyé aux administrateurs de votre organisme : il donne le nombre d'actions IA du mois et renvoie à votre fiche, jamais le texte de vos questions.

Avant tout envoi à l'IA et avant d'enregistrer une réponse, kova masque les numéros de sécurité sociale et les IBAN écrits dans le texte. N'écrivez pourtant jamais ces informations, ni aucune information de santé, à l'assistant.

Certaines questions de quiz sont proposées par l’IA à partir des cours de votre formation ; elles ne vous sont posées qu’après validation par un membre de votre organisme, qui est nommé à côté de la question. La correction est automatique et ne donne lieu à aucune note ni décision vous concernant.

Vos réponses à chaque tentative et votre progression e-learning, dont votre dernier score à chaque quiz, sont conservées jusqu’à l’effacement de votre dossier par votre organisme, puis effacées avec lui. Vos réponses détaillées ne sont pas transmises à l’IA ; votre dernier score à un quiz peut être consulté par l’assistant IA de pilotage utilisé par l’équipe de votre organisme.

L'assistant de pilotage est réservé au personnel de l'organisme. Il répond en langage naturel sur l'activité (sessions, inscriptions, présences, progression, factures) à partir des informations que la personne qui l'interroge a le droit de consulter, et propose des brouillons qu'un membre de l'équipe relit, valide et envoie lui-même. L'assistant n'envoie jamais de message de relance.

Il ne lit jamais votre numéro de sécurité sociale, vos coordonnées bancaires, vos informations de santé, votre date de naissance ni votre adresse. Pour l'assiduité, il ne reçoit que des taux et des heures de présence. Les conversations sont privées : seule la personne qui les a ouvertes peut les lire.

Les documents de cours que votre organisme dépose dans kova sont transmis une fois à Mistral AI, pour en extraire le texte et les indexer. Le personnel autorisé de l'organisme peut ensuite interroger ces cours : seuls les extraits les plus proches de la question, issus des programmes choisis, sont envoyés avec la question, et chaque réponse cite ses sources.

Chaque membre du personnel retrouve l'historique de ses propres questions. Les membres autorisés à consulter les cours voient, programme par programme, les questions restées sans réponse, sans le nom de la personne qui les a posées.

Mistral AI, société française, est le seul fournisseur du modèle d'IA ; son API est hébergée dans l'Union européenne par défaut, ce que le contrat de sous-traitance doit confirmer par écrit. Il traite pour le compte de votre organisme et de Vantura Studio, éditeur de kova, le texte des questions (masqué comme indiqué plus haut) et les extraits de cours nécessaires à la réponse.

Resend envoie les e-mails de kova, dont ceux qui préviennent un formateur ou vous informent d'une réponse. Scaleway héberge les sauvegardes chiffrées de la plateforme. Vantura Studio, éditeur de kova, agit comme sous-traitant de votre organisme.

Les questions que vous posez à l'assistant de cours, les reformulations, les réponses données et les questions transmises à un formateur, avec la réponse écrite, sont conservées 12 mois, puis effacées automatiquement. Les conversations de l'assistant de pilotage le sont 12 mois après le dernier message de leur auteur.

Un journal technique, qui ne contient aucun texte de question ou de réponse, est conservé 3 ans, puis effacé automatiquement.

Des apprentis mineurs peuvent utiliser l'assistant de cours. Il appartient à l'organisme de formation d'informer les représentants légaux des apprentis mineurs de l'existence de cet assistant. Les droits décrits ci-dessous peuvent être exercés par les représentants légaux du mineur, ou avec leur aide.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition concernant les données qui vous concernent. Pour les exercer, adressez-vous à l'organisme de formation, responsable de traitement.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).